Agencja PR - firma specjalizująca się w kompleksowej obsłudze komunikacji instytucji, wykonująca szereg działań związanych ściśle z realizacją działań informacyjnych wewnątrz i na zewnątrz organizacji.

Analiza ilościowa przekazów mediowych – badanie wizerunku firmy w mediach w związku z realizowanym monitoringiem mediów. Bada się tu takie elementy jak: liczba opublikowanych informacji z podziałem na pozytywne, negatywne, neutralne, liczbę publikacji z podziałem na ich autorów oraz rodzaj medium.

Analiza jakościowa przekazów mediowych – wnioskowanie dokonywane na podstawie oceny zgodności informacji, które ukazały się w mediach, z kluczowym przesłaniem przygotowanym przez firmę i adresowanym za pomocą mediów do otoczenia.

Analiza rezonansu medialnego – metoda służąca do badania skuteczności podejmowanych działań public relations, uwzględniająca bezpośrednie i pośrednie ich rezultaty. Rezonans medialny świadczy bowiem o stopniu rozpowszechniania przekazu wśród mediów. Analiza tego typu może również służyć do wyliczenia kwoty ekwiwalentu reklamowego.

Analiza sieci komunikacyjnych – badanie zmierzające do ustalenia jak wygląda obieg informacji w danej organizacji. Podstawowym celem audytu jest zlokalizowanie gdzie występuje blokada informacji, kto blokuje obieg informacji oraz skonstruowanie takie struktury by zminimalizować ryzyko wystąpienia blokad w przyszłości.

Analiza SWOT- analiza mocnych i słabych stron przedsięwzięcia, projektu lub produktu. Pozwala ona wykazać możliwości i potencjalne zagrożenia (czynniki tak zewnętrzne , jak i wewnętrzne), które należy uwzględnić przed przystąpieniem do budowy strategii, W działaniach PR szczególnie pomocna jest podczas wprowadzania na rynek nowego produktu lub w sytuacji wystąpienia kryzysu.

Analiza sytuacji – pierwszy etap planowania działań public relations, polegający na zbadaniu obecnej sytuacji podmiotu, dla którego mają być prowadzone, realizowany przy uwzględnieniu efektów dotychczasowych działań i na tle szerszego otoczenia. Ważnym elementem analizy sytuacji jest też określenie i charakterystyka grup docelowych.

Advertorial - forma płatnej publikacji prasowej, przypominająca artykuł redakcyjny. Jej atrakcyjność polega na tym, że nadawca ma całkowity wpływ na treść materiału.

Annual report = sprawozdanie roczne – dokument prezentujący bieżące informacje nt. podejmowanych działań, sytuację, aspekty finansowe korporacji. W raporcie obok danych podlegających analizie przedstawione są też cele i założenia.

Audyt – badanie funkcjonowania organizacji lub projektu w konkretnym aspekcie. Wyniki audytu służą jako pomoc podczas budowy strategii public relations.

Audyt komunikacyjny (audyt wewnętrzny) – obiektywne badanie jakościowe z elementami ilościowymi, mające na celu ocenę sposobu oraz efektywności działań komunikacyjnych organizacji. Określa mocne i słabe strony realizowanych działań komunikacyjnych. Optymalnie w ramach badania powinna być zanalizowana komunikacja wewnętrzna i zewnętrzna, celem sprawdzenia czy realizowana jest zasada spójności.

Audyt medialny – obiektywne badanie zmierzające do ustalenia dotychczasowej obecności danego podmiotu (firmy, marki, produktu, usługi, osoby…) w mediach oraz analiza jego postrzegania prze środki masowego przekazu. Zadaniem audytu medialnego jest wskazanie kierunków komunikacji z mediami, pomoc w kreowaniu strategicznych przekazów, wskazanie możliwości i zagrożeń medialnych.

Audyt społeczny – podsumowanie działalności przedsiębiorstwa w kontekście zgodności z normami społecznymi i kulturalnymi. Daje informacje o postrzeganiu firmy przez zewnętrznych obserwatorów. Korzystanie z wyników audytu podczas dostosowywania strategii i taktyki firmy pozwala na umocnienie wizerunku i pozycji przedsiębiorstwa w świadomości społecznej i środowisku biznesowym.

Autoprezentacja– umiejętność atrakcyjnego zaprezentowania, przedstawienia własnej osoby.

B2B PR – działania PR skierowane do określonych, wybranych partnerów biznesowych. W ramach B2BPr wykorzystywane są często narzędzia marketingu bezpośredniego: mailing, evnet, e-mailing, programy lojalnościowe udostępniające ekskluzywne wartości, upominki, etc.

B2C PR – działania PR skierowane do odbiorców końcowych, konsumentów. Ich cechą charakterystyczną jest masowość. Komunikacja PR B2C jest etapowa i wyróżnia się tu: etap pozyskania, etap zadowolenia, etap lojalności, etap przyjaźni. Niebagatelne znaczenie dla powodzenia komunikacji i podejmowanych działań w zakresie PR B2C mają wysoka jakość produktu/ usługi, kwestie serwisu gwarancyjnego, serwisu pogwarancyjnego, praw konsumenta, jakości obsługi klienta, itp.

Background release – opracowanie prasowe. Rodzaj komunikatu prasowego, zawierającego kompleksowe informacje o firmie. Dołączany do zestawu informacji prasowych służy dziennikarzom do zapoznania się z firmą. Często występuje jako informacja o firmie zamieszczona pod informacją prasową.

Badania marketingowe – czynności polegające na pozyskaniu z rynku możliwie najszerszych informacji m.in. o opiniach, preferencjach i potrzebach otoczenia, grup docelowych. Badania wizerunkowe pozwalają określić jaką pozycję firma zajmuje na rynku i skonfrontować to wizerunkiem pożądanym, jaki firma chce zająć w świadomości klientów. Korzystanie z badań marketingowych pozwala na ograniczenie ryzyka podczas podejmowania decyzji rynkowych.

Badania rynku – szereg działań polegających na zbieraniu i analizie informacji o zjawiskach i procesach zachodzących na rynku, sytuacji aktualnej i tendencjach rozwoju, mających na celu zrozumienie otoczenia, w którym działa podmiot, identyfikację szans i zagrożeń funkcjonowania, rozwoju lub wdrożenia określonych działań na określonym rynku.

Badania trackingowe - badania  pozwalające na dokonanie pomiaru szybkości zmian w postrzeganiu danego zjawiska, produktu, marki.

Benchmarking – analiza porównawcza. Metoda, która polega na porównaniu produktu, usługi, oferty, strategii, procesu czy operacji podejmowanych przez dany podmiot z konkurencją, liderami rynku. Wynik badania pojmowany jest jako podstawa do doskonalenia. Wyróżnia się trzy rodzaje benchmarkingu:
- wewnętrzny, który polega na wzorowaniu się na najlepszych oddziałach wewnątrz organizacji,
- zewnętrzny, który polega na porównaniu z konkurencją z własnej branży
funkcjonalny, polegający na porównaniu się z podobnymi organizacjami.
Cechą benchmarkingu jest to, że  identyfikuje najlepsze praktyki oraz sprzyja zrozumieniu przyczyn występowania błędów i sposobów ich rozwiązywania.

Bilans wizerunkowy- zestawienie sukcesów i niepowodzeń, jakie wystąpiły w związku z realizacją projektów i strategii public relations.

Biogram – zwięzły życiorys, który obok danych biograficznych zawiera informacje o dokonaniach, osiągnięciach, twórczości osoby.

Biuletyn wewnętrzny – publikacje mające formę gazety, przygotowywane i skierowane głównie do pracowników firmy. Często posiadające własną redakcję i strukturę. Służą wsparciu procesu tworzenia kultury korporacyjnej i identyfikacji pracowników z firmą, pomagają budować lojalność pracowników.

Biuro prasowe - jednostka organizacyjna realizująca działania z zakresu media relations. Do zakresu zadań biura należy przygotowywanie i dystrybucja materiałów informacyjnych, organizacja wywiadów, podejmowanie inicjatyw medialnych i follow-up oraz pełnienie przez dziennikarzami roli  punktu informacyjnego, w którym mogą oni uzyskać odpowiedzi na pytania, niezbędne materiały itp. Niezbędnym członkiem biura prasowego jest rzecznik prasowy.

Backgroungd = Stopka prasowa – końcowy fragment informacji prasowej, prezentujący podmiot będący nadawcą materiału. Zawiera ona najważniejsze informacje, pozwalające dziennikarzom na szybkie zapoznanie się organizacją. Jego długość nie powinna przekraczać 8-10 zdań.

Branding – działania zmierzające do budowania i tworzenie wizerunku marki przed nadanie jej tożsamości, jakości, oferty, których celem jest uzyskanie rozpoznawalności produktu i wzbudzenie pozytywnych z nim skojarzeń. Branding często nadaje marce cechy ludzkie, kreując wartości racjonalne, emocjonalne, duchowe, polityczne, itp., pokazuje zalety i korzyści psychologiczne marki.

Brand PR – działania wykorzystujące narzędzia public relations do tworzenia marek i ich wartości, rozpoznawalności, relacji z konkurencją, zmiany pozycjonowania, łączenia, rozszerzania, obrony itp.

Brief – dokument przygotowany przez klienta, zawierający informacje o kliencie i jego ofercie, mocne i słabe strony zidentyfikowane przez firmę, opis dotychczas prowadzonych działań public relations oraz precyzyjnie uporządkowane cele o charakterze biznesowym i związane z konkretną kampanią public relations, na podstawie których potencjalni zleceniobiorcy opracowują propozycję działań operacyjnych lub strategicznych.

Briefing - narzędzie media relations, mające formę spotkań z przedstawicielami mediów. Jego celem jest prezentacja konkretnego konceptu lub precyzyjne wyjaśnianie różnorodnych, skomplikowanych kwestii z nim związanych.

Case study – zapis stadiów realizacji projektu, na który składają się: charakterystyka przyczyn powstania projektu, opis użytych narzędzi i zastosowanych technik oraz cena rezultatów.

CI = Corporate Indentity - tożsamość firmowa. Zespół środków graficznych, dźwiękowych, zachowań, procedur, zaprojektowanych i realizowanych jako system, charakterystycznych dla organizacji, pozwalający jednoznacznie odróżnić ją od innych. CI realizuje się przez spójne graficznie wydawnictwa wewnętrzne, materiały reklamowe i biurowe, oznakowanie budynków i wystrój wnętrz, pojazdów, stroje personelu, serwis internetowy, itp.

Clipping - jedna z metod pomiaru efektywności działań public relations. Polega na analizie wszystkich informacji o firmie pojawiających się w mediach.

Corporate image – wizerunek organizacji/ firmy. Tworzący się w procesie działania organizacji na rynku jej obraz, zbiór skojarzeń i ocen powstających w otoczeniu zewnętrznym i wewnętrznym.

Corporate relations – oparty na misji firmy zespół działań budujących relacje wewnętrzne w przedsiębiorstwie , jak i zewnętrzne z jego otoczeniem.

Crisis manual -dokument zawierający plan działań PR na wypadek wystąpienia sytuacji kryzysowej.

CSR – dziedzina aktywności PR, która obejmuje relacje kształtujące się pomiędzy światem biznesu a społeczeństwem ( społeczna odpowiedzialność biznesu).

Drzwi otwarte – forma aktywności PR pozwalająca na bezpośredni kontakt z organizacją i sprzyjająca nawiązywaniu nowych kontaktów. Formuła drzwi otwartych umożliwia zapoznanie się ze specyfiką firmy, jej wyglądem, produktami, normami, pracą personelu, etc.

E-PR – obszar public relations związany z prowadzeniem komunikacji w Internecie, uwzględniający jego specyfikę, uwarunkowania i wykorzystujący narzędzia właściwe dla tego środowiska.

E-mailing – mail informacyjny lub reklamowy rozsyłany do grup odbiorców pocztą elektroniczną. E-mailing może mieć formę newsletter, newslettera spersonalizowanego, biuletynu firmowego, komunikatu prasowego.

Event – wydarzenie, impreza, wpisane w kampanię PR, mające służyć realizacji celów wewnętrznych lub zewnętrznych w zakresie kształtowania wizerunku. Forma bezpośredniej komunikacji firmy z klientami wykorzystująca promocję przeżyciową. Celem jest wywołanie rozgłosu wokół firmy przez wyjątkową oprawę i atmosferę, którą na długo zostanie w pamięci uczestników.

Zewnętrzne PR – odmiany PR stosowane wobec publiczności zewnętrznych (m.in. investor relations, media relations)

Wewnętrzny PR – działania PR ukierunkowana na pracowników organizacji.

Financial PR - zestaw działań komunikacyjnych skierowanych do rynku finansowego i jego instytucji.

Gazeta firmowa – jedno z mediów wykorzystywane w procesie komunikacji wewnętrznej, zawierające aktualne informacje, opis wydarzeń i spraw ważnych dla pracowników danej korporacji.

Grupy docelowe – podmioty, które mogą mieć lub mają wpływ na stopień realizacji celów danej firmy.

Komunikat prasowy (press release) – rodzaj aktualnej, obiektywnej, zwięzłej i bogatej w fakty informacji przekazywanej do mediów, za pomocą której przekazuje się istotne dla organizacji informacje. Posiada określoną strukturę (nagłówek, tytuł, lead, tekst główny, backgrounder, dane do kontaktu) oraz budowany powinien być w oparciu o zasadę odwróconej piramidy.

Investor Relations – zespół działań zmierzających do budowania i utrzymywania pozytywnych relacji z uczestnikami rynku kapitałowego, min. akcjonariuszami, potencjalnymi akcjonariuszami, inwestorami strategicznymi oraz podmiotami stanowiącymi bazę i zaplecze rynku kapitałowego. Ich celem jest umacnianie wiarygodności spółki w grupach docelowych zarówno przez, jak i po emisji papierów wartościowych na giełdzie. Do działań z zakresu IR należą: badania postrzegania firmy przez otoczenie, prowadzenie polityki informacyjnej firmy, tworzenie i utrzymywanie kontaktów z analitykami i inwestorami, przygotowywanie materiałów informacyjnych na potrzeby rynku kapitałowego (raporty roczne, prospekty emisyjne, komunikaty prasowe, itp.).

Kampania społeczna – akcja, której celem jest zwrócenie uwagi publicznej na określony problem społeczny czy sytuację kryzysową, w jakiej znalazła się pewna określona grupa, oraz prezentacja propozycji ich rozwiązania.

Kampania wizerunkowa – działania firmy łączące promocję i public relations, skoncentrowane na kreowaniu silnego wizerunku firmy, jej produktów, marki.

Key message – najważniejsza z punktu widzenia organizacji informacja, myśl, którą komunikuje się do otoczenia za pomocą narzędzi public relations. Kluczowe przesłanie wspiera proces kształtowania wizerunku oraz wpływa na jednolitość i spójność przekazów płynących od przedstawicieli firmy.

Konferencja prasowa – formalne bezpośrednie spotkanie z mediami zorganizowane w celu precyzyjnego przekazania dziennikarzom bardzo istotnych informacji oraz odpowiedzi na mogące się pojawić pytania i wątpliwości. Zasadniczo konferencja składa się z czterech etapów: powitanie i przedstawienie prelegentów (1), prezentacja tematu (2),  pytania i odpowiedzi (3), poczęstunek (4).

Kryzys – sytuacja, która zagraża wizerunkowi firmy oraz stabilności funkcjonowania firmy.

Baza mediów – baza zawierająca dane dziennikarzy istotnych z punktu widzenia interesów organizacji kontaktującej się z mediami. Lista powinna zawierać wszystkie informacje umożliwiające kontakt z przedstawicielami mediów.

Materiały prasowe –  ogół materiałów przygotowanych i przeznaczonych do wykorzystania przez media. Tradycyjną formą materiału prasowego jest teczka prasowa zawierająca news release, materiały backgroundowe i zdjęcia.

Media relations – budowanie dobrych, obustronnie korzystnych relacji firmy z mediami. Celem ich jest takie ukształtowanie więzi z dziennikarzami, aby możliwe stało się skuteczne przekazywanie przy ich pomocy informacji do grup docelowych. Media relations mogą być realizowane w oparciu o szereg narzędzi, m.in.: konferencje prasowe, bezpośrednie spotkania z dziennikarzami, informacje prasowe, testy produktów, komunikację bezpośrednią, monitoring mediów.

Wyjazd prasowy (media trip) – zorganizowana forma wyjazdu dziennikarzy określonej specjalizacji lub funkcji, która ma umożliwić zgłębienie danego tematu, bliższe jego poznanie, poszerzenie wiedzy na dany temat. Wyjazdy takie są też doskonałą okazją do budowania dobrych relacji z mediami, gdyż stwarzają okazję do bliższego poznania.

Monitoring mediów – działania umożliwiające bieżącą obserwację informacji, które ukazują się na temat danego podmiotu w mediach (prasa, radio, telewizja,Internet, agencje prasowe)

Narzędzia PR – formy działań public relations. Dzielą się według zastosowań, np. ma media relations (m.in. informacje prasowe, konferencje prasowe, wyjazdy prasowe), PR wewnętrznego (m.in. tablice informacyjne, extranet, gazeta firmowa), IR (m.in. spotkania z inwestorami). Katalog ten rozrasta się wraz z rozwojem technik komunikacji.

News – informacje z ostatniej chwili, nieznane dotychczas fakty,  służące do wywołania zainteresowania mediów problematyką, z którą chce się dotrzeć do dziennikarzy.

News release – rodzaj komunikatu krótkiego, zwięzłego prasowego, zawierający nową, dotąd niepublikowaną wiadomość. News release powinien składać się z: interesującego, atrakcyjnego tytułu, określenia daty i miejsca wydania, leadu odpowiadającego na pytania: kto, co, gdzie, kiedy, jak, treści głównej oraz danych kontaktowych.

Oświadczenie prasowe (press statement) – komunikat prezentujący fakty i wyjaśniający w sposób pozbawiony komentarzy określoną sytuację.

Polityka informacyjna – świadoma, zaplanowana, systematyczna działalność, polegająca na komunikowaniu się z otoczeniem w celu uzyskania aktywnego wsparcia na rzecz realizacji celów i kreowania pozytywnego wizerunku.

PR produktowy – działania komunikacyjne dotyczące produktu danej organizacji

Wydawnictwa firmowe – publikacje, magazyny pomagające budować społeczność, przekazujące informacje i integrujące z firmą.

Q&A – katalog potencjalnych niewygodnych, trudnych pytań i propozycji odpowiedzi na nie.

Road show – seria spotkań w różnych miejscach, których celem jest zaprezentowania tematu, firmy, produktu, usługi dziennikarzom loklanym lub innym kluczowym grupom docelowym. Spotkania te są sposobem na poznanie i nawiązanie bezpośrednich relacji przedstawicieli pomiotu organizującego akcję PR z przedstawicielami kluczowych grup docelowych.

Rzecznik prasowy – osoba, której zadaniem jest planowanie, koordynowania i realizowanie kontaktów z mediami reprezentowanego przez siebie podmiotu.

Strategia PR - element planu komunikacyjnego zawierający sposób rozwiązania problemu komunikacyjnego, wynikający z analizy wstępnej, zgodny ze strategią biznesowa podmiotu, w precyzyjnie określonych grupach docelowych otoczenia i z użyciem konkretnych przekazów kluczowych oraz z zaznaczeniem charakteru działań.

Śniadanie prasowe – mnie formalne, przedpołudniowe spotkanie przedstawicieli firmy z określonym, z reguły niedużym, gronem dziennikarzy. Dzięki bardziej kameralnej atmosferze dziennikarz szanse uzyskać ekskluzywne informacje do swojego materiału.

Taktyka PR – zestaw działań PR, które pozwolą wprowadzić w życie rozwiązania przewidziane w strategii public relations.

Wizerunek – obraz, wyobrażenia firmy, organizacji, produktu, usługi, osoby, który powstaje w świadomości ludzi, w otoczeniu zewnętrznym i wewnętrznym. Obraz ten jest sumą wrażeń, przekonań, doświadczeń związanych z danym podmiotem. Jest to pojęcie subiektywne dla różnych grup i ludzi oraz polegające zmianom w czasie. Wizerunek firmy to jeden z jej aktywów , stanowiący wartość i przedmiot przemyślanych zabiegów komunikacyjnych, które maja go kształtować zgodnie z misją i strategią biznesową firmy. Jeden z instrumentów uzyskiwania przewagi konkurencyjnej.

Zarządzanie w sytuacji kryzysowej - proces, którego celem jest przeprowadzenie firmy/ organizacji przez trudną z punktu wiedzenia zarządzania wizerunkiem sytuację.

*Przy redakcji Encyklopedii PR pomocą służył „Leksykon Public Relations”, wydanie pierwsze